Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada perusahaan taksi

Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.

Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.

Sistem informasi perusahaan adalah suatu sistem berbasis computer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standatr bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi.

SIM Perusahaan saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari bagian manu faktur, penjualan, pembelian, sumber daya manusia, dan berbagai fungsi bisnis lain. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan. tiap unit yang diproduksi, dan tiap tindakan tanpa mempengaruhi keseluruhan organisasi.

System informasi perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi. Yang memperumit investasi itu adalah karena investasi tersebut memerlukan lebih dari sekedar pengeluaran uang yang besar. Manajemen seluruh organisasi harus berkomitmen untuk melaksanakan proses bisnis yang memungkinkan tiap proses bisnis lain di dalam organisasi melihat dan memahami trnasaksi tersebut. Kerumitannya adalah kenyataan bahwa banyak keuntungan SIM perusahaan tidak bersifat financial .

Kelayakan Ekonomis
Jika keuntungan melebihi biaya yang ditargetkan, maka suatu proyek layak secara ekonomis. Akan tetapi sebagian besar kerugiannya berasal dari biaya konsultasi dan pendukung, yang merupakan tambahan atas biaya perangkat lunak dan perangakat ERP yang mula-mula perusahhan pertimbangkan saat membut analisis kelayakan.

Kelayakan Teknis
SIM perusahaan dapat dianggap sebagai aplikasi canggih yang didasarkan pada system manajemen database karena data disimpan disatu database, transaksi yang terjadi berbagai operasi yang tersebar secara geografis mungkin menjadi masalah. Satu hal yang penting SIM perusahaan yang dioperasi kan oleh organisasi besar yang tersebar secara geografis umumnya memerlukan teknologi informasi terkini.

Contoh penerapan system informasi pada perusahaan taksi Blue Bird, berikut penjelasannya:

Profil Blue Bird Group Blue Bird Group merupakan market leader dalam bisnis transportasi, Blue Bird sudah menjadi brand yang kuat dan dikenal luas oleh masyarakat. Diawali dengan armada 25 taksi pada tahun 1972, kini setelah lebih dari 30 tahun mendalami bisnis jasa transportasi, Blue Bird telah berkembang pesat dengan sekitar 12000 armada-nya yang tersebar di seluruh penjuru Jakarta. Sebuah prestasi luar biasa untuk sebuah usaha jasa transportasi dengan jumlah armada yang sangat banyak. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird ini tak lepas dari upaya Blue Bird dalam memanfaatkan teknologi. Berawal sekitar tahun 1972, Blue Bird yang mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk armada-armadanya. Jejak langkah Blue Bird ini diikuti pula oleh perusahaan taksi lainnya yang beroperasi di Indonesia. Sekitar beberapa tahun terakhir ini Blue Bird sudah menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi armada-armadanya, GPS ini juga digunakan sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center. Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi. Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi. Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi lainnya. Blue Bird pada saat ini meningkatkan diversifikasi produknya ke jasa angkutan non-penumpang Blue Bird dengan menyediakan jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufacture otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre. 3. Penerapan Business Intelligent Pada Blue Bird Group Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil mengimplemantasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing. Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara akurat. SAP (System Application and Product) adalah software ERP (Enterprise Resources Planning),yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual. ERP merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Proses implementasi Business Intelligent di Blue Bird Group dapat berjalan dengan baik karena garis besar cakupan proyek dan indikator kinerja kunci perusahaan sangat jelas. Di samping itu, proses implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan waktu yang panjang. Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk mengimplementasikan Business Intelligent. Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA) Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan “Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi dilakukan oleh Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI “GO Live”. Mengingat pertumbuhan bisnis yang kian kompleks, Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Business Suite, yang membantu perusahaan mengonsolidasikan operasional yang terdiri dari 28 cabang perusahaan, lebih dari 70 pool. Setelah itu, Blue Bird Group membutuhkan suatu sistem yang mampu mengelola laporan-laporan yang dihasilkan SAP Business Suite guna menjadi informasi akurat yang dapat diakses secara cepat dan tepat untuk proses pembuatan keputusan. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver BI sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui implementasi solusi tersebut, lanjut Noni, pihaknya berkeinginan memiliki suatu solusi BI yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik, serta di saat yang bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik industri. Disamping itu, solusi harus mampu mengintegrasikan data dari berbagai perusahaan dan mentransformasikan ke dalam bentuk yang dapat dipraktekan, informasi bisnis yang tepat waktu untuk mendorong proses pembuatan keputusan, serta menghasilkan tindakan-tindakan yang strategis dan bisnis yang solid. 4. Blue Bird Berhasil Implementasikan Solusi MySAP Bunisess Suite Kelompok usaha Blue Bird telah mengumumkan rampungnya pengimplementasian solusi peranti lunak SAP dalam sistem Teknologi Informasi mereka. Sebagai perusahaan transportasi yang armadanya mencapai lebih dari 15.000 kendaraan, Blue Bird memerlukan solusi TI yang handal untuk memantau banyak hal dalam operasionalnya sehari-harinya, Order pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan yang dalam perawatan, sampai konsumsi bahan bakar, perlu terdata dengan baik. Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite dimanfaatkan Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat memonitor banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu. Data tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh jajaran management untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution, material management dan fleet management. Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua fungsi lain untuk Blue Bird, yakni Driver Management dan Operation & Reservation Management agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan. 5.Teknologi GPS dan MDT Blue Bird Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. MDT juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi pengemudi berebut order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini 50% lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning system (GPS) yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi, penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Sampai saat ini masih sedikit perusahaan taksi lainnya yang menggunakan GPS dikarenakan biayanya sangat tinggi dan harga GPS per unit mobil adalah Rp 15 juta. Pihak manajemen merencanakan semua taksi Blue Bird akan dilengkapi dengan sistem GPS. Salah satu strategi yang digunakan Blue Bird di dalam memelihara loyalitas pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya untuk korporat saja, namun juga untuk perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel diskon tertentu. Jadi, tambah banyak pemakaian per bulan, maka makin besar pula diskonnya. Pelanggan yang loyal pada Blue Bird dengan program ini akan dapat menggunakan taksi dengan harga diskon, besarannya bervariasi antara 5%-15%. Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama ini banyak masyarakat yang mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang murah, melainkan karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai langkah akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah dengan meningkatkan kualitas layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird sering menggunakan mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir. Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan pun terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan / kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau tidak mau, para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang baik dan jujur.

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:

Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.

Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.

 Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.

Peran Strategis Untuk Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-sumber informasi strategis.

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatihend users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.